「基幹系システムを入れ替えよう」「業務システムを入れ替えよう」という話が会社で出てきても、いったいどんなシステムが対象なのかわからない。そんな方もいらっしゃると思います。今回は、長く基幹系業務システムに関わってきた経験から簡単にまとめてお話します。
基幹系業務システムとは
簡単に申し上げますと、次のようなシステムです。
企業が仕事を円滑に進めるための根幹となる業務をコンピューターシステムによって管理運用するもの
インターネットのIT用語辞典「e-Words」では、次のように解説されています。
基幹系システムとは、企業や官公庁などの情報システムのうち、事業や業務の中核に直接関わる重要なシステムのこと。または、全社で共通して利用される、その組織全体の基盤の一部となるシステム。
出典：IT用語辞典「e-Words」
「これが止まると仕事ができない！」そんな部分を担ってコンピューターシステムです。
代表的な業務システム
基幹系業務システムと呼ばれているものには、どういった代表的な業務システムがあるのかを少し見ていきましょう。
- 販売管理：仕入、販売、売掛、買掛、請求、支払、入金などを担います
- 在庫管理：仕入、売上、在庫、棚卸しなどを担います
- 受発注管理：受注、発注、受注残、発注残などを担います
- 生産管理：材料在庫、加工工程、品質管理などを担います
- 財務会計管理：会計処理全般を担います
- 勤怠給与管理：打刻から勤務時間や給与計算を行います
- 人事労務管理：入社や退社、電子申告などを担います
- 顧客管理：お客様のリピート率や購買状況を管理します
最近では、より高度な顧客管理として「SFA」と呼ばれるものもあります。さらに、こういった業務システムを統括して組み合わせ、一度入力するだけで他の業務システムへ連携してくれるようになっている「ERP」という大規模なシステムもあります。
基幹システムを導入するメリット
ほぼリアルタイムで売上状況や債務状況、在庫などを把握できる
システムベンダーが使う言葉で表現すると「経営情報の管理と可視化」です。
業務ルールの明確化や標準化ができる
システムを使うことで、業務上自分勝手な処理ができなくなります。属人的になっている業務を削減し、誰でもできるようにすることも可能です。
データの一元化
一連の業務システムから発生するデータを一元管理することも可能です。ERPと呼ばれる大きなシステムを活用すれば、さらにデータを効率的に一元管理できます。
基幹システムを導入するデメリット
業務の流れが変わる
これまでアナログで行ってきた業務の流れをシステムに合わせるために、変更しないといけないこともあります。営業、技術、管理、それぞれに実現したい目的や意見がありますので、打ち合わせが難航することもしばしばあります。
打ち合わせが面倒
使いやすいシステムを導入するためには、業務を綿密に分析し、漏れを発生させないような打ち合わせが重要になってきます。しかし、現実的には大変難しく、ふだんの業務よりも労力を注ぎ込むことになります。
費用が高い
エクセルで何とかやってこられた企業様ですと、業務システムは高い買い物に感じられることでしょう。何とか安く導入しようと考えられると思いますが、現実的には「安いシステム＝自社にフィットしない」ことが多いため、使えないものを購入することもあり得ます。業務システムは一度導入すると5年から10年は使いますので、長い目で見て費用対効果を考えましょう。
さいごに
最近の基幹系業務システムは「クラウド」対応しています。そのため、費用は導入時点にまとめて払うのではなく、月々○○万円というようにサブスクリプション化しています。このようにシステム提供方法や費用の支払い方が変化したことで、業務システムの導入を考えられるときには「5年間使った場合、いくら必要なのか」を計算し費用対効果の基準にしましょう。月々の支払額は小さくても、60か月分になると大きな負担になることもあります。